I denna artikel kommer du få reda på…
– Om anonymitet i kund- och medarbetarundersökningar och hur denna kan säkerställas
– Misstag att undvika vid en medarbetarundersökning
Vid genomförande av kund- och medarbetarundersökningar möts vi konsulter ofta av frågor gällande anonymiteten. Ibland kan respondenter uppleva det som känsligt att vara helt ärliga i sina svar. Hur kan du och dina respondenter lita på att anonymiteten säkerställs när de besvarar medarbetarenkäten?
Ska man vara anonym i kund- och medarbetarundersökningar?
Vid genomförande av en kundundersökning
Här är det vanligt att respondenten inte är anonym, däremot hanterar vi alltid resultatet med sekretess. Företagen vill ha en bra relation med sina kunder, en relation som de utvecklar tillsammans med kunden.
Vid genomförande av en medarbetarundersökning
Hos Quicksearch är respondenten ALLTID anonym. Varje medarbetare har rätt att förmedla hur denne upplever sin arbetssituation utan att bli identifierad. Företaget eller organisationen behöver få insikter i de områden som är bra och bör bevaras och även identifiera förbättringsområden utan att kunna koppla en medarbetarenkät till en enskild individ. Det är viktigt att varje medarbetare får lov att uttrycka sin åsikt utan att det uppstår negativa konsekvenser. Detta är en av många anledningar till varför företag väljer att anlita en extern part för genomförandet av en medarbetarundersökning.
I min medarbetarenkät frågar ni om ålder, kön osv. Varför ska jag svara på det?
”Jag är den enda kvinnan på min avdelning, det är klart ni vet att det är jag som har svarat.”
Anledningen till varför man ställer bakgrundsfrågor i en medarbetarundersökning är för att kunna bryta ner det totala resultatet på exempelvis kön, ålder eller anställningstid för att se om nöjdhetsgraden är lika stor mellan kvinnor och män, att man attraherar samtliga ålderskategorier osv. Man kan inte få fram att det är just du som svarat si eller så i din medarbetarenkät. För att säkerställa anonymiteten i de fall det är en ensam man eller kvinna på en avdelning eller på företaget bryts inte resultatet ner på kön, utan resultatet visas som en del i totalen.
Hur kan medarbetarenkäten vara anonym när den kommer via mailen?
Hur kan ni veta vem som ska få en påminnelse?
Varje medarbetarenkät får ett indexerat nummer
E-postadresserna skrivs in eller importeras i vår mjukvara och alla adresser får där ett indexerat nummer som används när medarbetarenkäten skickas ut. Det innebär att ingen inom din organisation kan se kopplingen mellan nummer och mailadress men det möjliggör att databasen kan stämma av om alla utskickade medarbetarenkäter har erhållit svar.
Påminnelser sköts per automatik
Påminnelser för att besvara medarbetarenkäten sköts helt automatiskt av systemet. Indexnumren för svaren stäms av mot de som är utskickade och saknas svar från något nummer sänds ett påminnelsemail med samma länk som tidigare per automatik. Det innebär också att en respondent som exempelvis har påbörjat att besvara en medarbetarenkät kan fortsätta där han/hon senast slutade.
All kommunikation är krypterad
Databaserna som hanterar både utskick och resultat finns bakom säkra brandväggar och filter hos Quicksearch och all kommunikation är krypterad. Det innebär att vi kan garantera att utomstående varken har tillgång till informationen eller kan få tillgång till en respondents specifika svar.
Anonymitet i återkoppling till organisationen
Efter att en medarbetarundersökning är avslutad läses resultatet in automatiskt i vårt verktyg där vi gör grundliga analyser av svaren. Därefter skapas en totalrapport där resultatet bryts ner på bakgrundsfrågor. Vi skapar även chefsrapporter för organisationens chefer där varje chef får tillgång sin avdelnings resultat. Systemet spärrar automatisk resultatet om det finns för få svar. För att få ta del av allt resultat i en rapport krävs, av anonymitetsskäl, minst 8 svar. Dina svar är alltid en del av en större helhet.
Sammanfattning
- Det är sällsynt att vara anonym i en kundundersökning men däremot en hygienfaktor i en medarbetarundersökning.
- Oavsett undersökning bör man följa ESOMARs etiska regler och det nya dataskyddsdirektivet GDPR vid hanteringen av en respondent i en undersökning, något som är en självklarhet hos oss på Quicksearch. Detta innebär att du som kund eller medarbetare kan känna dig trygg och våga göra din röst hörd. Syftet med en kund- eller medarbetarundersökning är att företaget ska kunna fokusera på rätt saker, hitta styrkor och utvecklingspotential samt få det stöd som behövs för att fatta rätt beslut. I slutändan ska detta ge dig som kund eller medarbetare en bättre upplevelse.
Är ni sugna på att komma igång med en kund- eller medarbetarundersökning?
Kontakta någon av oss på Quicksearch så kan vi berätta mer om våra lösningar.
