Ett förbättringsarbete ska gynna arbetsplatser till att utvecklas på sikt i en organisation. Verksamheter som inte har ett fungerande förbättringsarbete tenderar att ha mindre engagerade medarbetare och en arbetsplats som inte utvecklas till det bättre. Ett förbättringsarbete hjälper således en verksamhet med att identifiera problem som kan åtgärdas och förbättras, samt att bevara engagerade medarbetare. Genom detta så kommer en arbetsplats kunna nå de uppsatta målen på ett snabbare och effektivare sätt.
Varför är ett förbättringsarbete viktigt?
Ett förbättringsarbete är en viktig faktor på en arbetsplats för att utveckla olika områden till det bättre. Ett förbättringsarbete innebär att identifiera, förebygga och genomföra åtgärder, samt att skapa tydliga mål som ska förverkligas på arbetsplatsen. Med hjälp av medarbetares tankar och åsikter kan en organisation identifiera problem som behöver åtgärdas för att förbättra arbetsplatsen för alla anställda.
Mätbara resultat som kan utvärderas är en viktig del i ett förbättringsarbete. För att skapa en plan som både är långsiktig och kortsiktig behövs en bra teknik och metodik. För att åstadkomma detta bör en verksamhet planera ett välfungerande system för att arbeta så effektivt som möjligt med förbättringar på arbetsplatsen. Kvaliteten på allt i en organisation ska ständigt förbättras och det är viktigt att alla blir motiverade att delta i förbättringsarbetet. Alla anställda på ett företag ska vilja delta i processen och inte enbart den högsta ledningen.
Utveckla med ett förbättringsarbete
Vad bör göras för att framställa ett fungerande förbättringsarbete och vad bör undvikas? Att påbörja processen kan vara svårt och frågan om hur ett förbättringsarbete ska börja kan vara ännu svårare. Som alla andra misstag kan även dessa misstag undvikas ganska enkelt. Nedan listas tre misstag som bör undvikas för att förbättra en arbetsplats, samt förslag på vad som kan göras för att inte upprepa dessa misstag.
Medarbetare blir inte inkluderade i processen
Ett vanligt misstag när ett förbättringsarbete ska genomföras är att alla anställda på en arbetsplats inte involveras för att dela med sig av synpunkter. Oftast arbetar endast den högre ledningen i en organisation med förbättringsarbetet och då kommer inte allt fram som troligtvis behöver uppmärksammas. De medarbetare som arbetar dagligen i arbetsklimatet har oftast de bästa synpunkterna för att utveckla arbetsplatsen framåt och om de inte inkluderas i processen kommer troligtvis inte det som faktiskt behöver förbättras fram. Verksamheten kommer inte gynnas om den går miste om medarbetares bidrag av synpunkter.
Gör istället!
Det är bättre att medarbetare blir involverade i förbättringsarbetet eftersom de är en viktig del av en fungerande verksamhet. Det är bättre att involvera de personer som arbetar i den miljö som ska förbättras, eftersom medarbetare ser problem som inte chefer gör. Genom att involvera dem i förbättringsarbetet så kommer de viktiga synpunkterna fram. Det bästa en verksamhet kan göra i ett förbättringsarbete är helt enkelt att inkludera alla medarbetare, engagera dem och njut av en bättre arbetsplats i framtiden.
Små synpunkter tas inte på allvar
Med koppling till att inkludera alla medarbetare i förbättringsarbetet så är det lika viktigt att ta vara på alla sorters synpunkter som kommer fram, stora som små. Ett vanligt misstag är att små synpunkter inte anses vara lika intressanta som de större synpunkterna. Trots detta så är alla synpunkter lika viktiga för att kunna förbättra utvecklingen i en organisation, varse sig det är från den högsta ledningen eller från medarbetare. Allt från synpunkter om ett bättre arbetsklimat till var ytterkläderna ska hängas upp är lika betydelsefulla och bör diskuteras i ett förbättringsarbete.
Gör istället!
Tänk på att ingen synpunkt är för liten för att diskuteras och genomföras. En organisation bör ta vara på stora och små åsikter från alla anställda och arbeta utifrån det. Att arbeta med något som inte förs på tal kan vara gynnsamt, men fokuset bör vara på de åsikter som kommer från de anställda. Det som bör finnas i åtanke är att kvaliteten i hela organisationen ökar ju mer åtgärder som genomförs. Släng inte bort något litet eftersom den synpunkten kan vara nyckeln till en bättre arbetsplats för alla. Det som kan hjälpa till med att identifiera åsikter från medarbetare är att genomföra medarbetarundersökningar i ett förbättringsarbete, som leder till att verksamheten enkelt kan få en överblick över medarbetares tankar, åsikter och förbättringsförslag.
Långsam återkoppling minskar intresset
Ett annat vanligt misstag som görs i ett förbättringsarbete är att resultatet inte återkopplas till medarbetarna. Ofta tar det tid för ledningen att återkoppla, ibland kanske de inte gör det alls, vilket kan leda till att medarbetare tappar intresset för att delta i kommande förbättringsarbeten. Om de medarbetare som har framfört sina åsikter inte får reda på om vad som har eller vad som kommer att åtgärdas omgående, då minskar engagemanget hos dem och det kan resultera i att det blir svårare att förbättra arbetsplatsen utan deras insatser och synpunkter.
Gör istället!
Om verksamheten har tillfrågat medarbetare om att framföra sina åsikter och förbättringsförslag så är det rättvist att presentera slutsatsen så snabbt som möjligt om hur och vad som ska göras i förbättringsarbetet. Att snabbt återkoppla gör det även enklare att kunna gå vidare i processen och genomföra åtgärderna. Återkoppla hellre fler gånger under året, kanske till och med månadsvis, för att uppdatera medarbetare om vad som har åtgärdats och om vad som ska göras framöver i förbättringsarbetet.
Börja litet och arbeta framåt
Det är enkelt att göra misstag i ett förbättringsarbete om engagemanget att genomföra arbetet inte finns hos medarbetare eller ledningen. Det finns många vanliga misstag som kan åtgärdas på ett enkelt sätt, men det kan vara svårt att påbörja processen om en verksamhet inte vet hur de ska gå tillväga. Den högsta ledningen kan således börja med:
- Involvera alla anställda i förbättringsarbetet.
- Alla stora och små synpunkter är lika viktiga.
- Återkoppla så snabbt som möjligt.
Så för att undvika att göra fler misstag i organisationens förbättringsarbete kan ledningen påbörja med något enklare och växa under arbetets gång. Någonstans måste ett förbättringsarbete börja för att kunna utvecklas och med hjälp av tipsen listade ovan kan verksamheter snabbt och enkelt kunna påbörja ett fungerade förbättringsarbete!
